Riktlinje om representation, gåvor och uppvaktning

Innehållsförteckning

Inledning

En förutsättning för att allmänheten ska ha förtroende för oss som verkar i Skara kommun är att vi utför vårt arbete med omdöme och att vi följer gällande lagar och regler. Som offentliganställda ska vi vara sakliga och opartiska i vår tjänsteutövning och det är viktigt att vi undviker förtroendeskadligt beteende.

All verksamhet i Skara kommun ska bedrivas enligt principerna för offentlig verksamhet: demokrati, legalitet, objektivitet, fri åsiktsbildning, respekt för lika värde och service. All representation, hantering av förmåner och bedömning av förhållningssätt ska ske med god etik och vara förenlig med kommunens värdegrund och de förväntningar som finns på offentliga funktioner.

Detta styrdokument syftar till att hjälpa oss att agera på ett sådant sätt att vi inte låter oss påverkas av ovidkommande hänsyn eller intressen i vårt arbete, och att vi inte heller ska kunna misstänkas för att göra det.

Därför gäller det att vi alla är uppmärksamma och vaksamma på situationer där det kan finnas risk att vi utsätts för otillåten påverkan vid utövningen av vårt arbete eller uppdrag

Syftet med dessa riktlinjer är att:

• Tydliggöra vad som gäller för representation, gåvor och uppvaktning
• Motverka korruption, oegentligheter och otillbörlig påverkan i enlighet med kommunens policy.
• Främja förtroendet för Skara kommun som arbetsgivare och offentlig aktör.

Denna riktlinje gäller för anställda och förtroendevalda i Skara kommun – såväl i förvaltningsorganisation som i bolag.

Denna riktlinje gäller även för minnesgåvor, uppvaktningar, avtackningar av medarbetare och förtroendevalda.

Kommunens verksamhet styrs ytterst av lagar och förordningar. Riktlinjerna är ett komplement som konkretiserar lagens krav och anger hur medarbetare och förtroendevalda ska agera i praktiken. Att inte följa en riktlinje är inte detsamma som att bryta mot lag, men kan leda till arbetsrättsliga åtgärder för medarbetare eller förtroendeförlust för förtroendevalda. Om en handling dessutom strider mot lag är det lagstiftningens regler som gäller och rättsliga påföljder kan bli aktuella.

Varje nämnd, förvaltning och bolag svarar för att denna riktlinje efterföljs. Även kommunens representanter i de styrelser, ekonomiska föreningar och andra associationer där kommunen utser en del av styrelsen, ska verka för att dessa riktlinjer efterföljs i tillämpliga delar.

1. Representation

Vi arbetar på uppdrag av medborgarna och vår verksamhet finansieras med skatter och avgifter. Därför ska representation alltid vara måttfull och ansvarsfull.

1.1 Grundläggande förhållningsätt

Representation ska ske med omdöme. Den ska vara restriktiv, ha ett tydligt syfte och vara skälig både i omfattning och kostnad. Representationen ska alltid ha direkt koppling till verksamheten, både när det gäller tidpunkt, plats och de personer som deltar.

Som huvudregel ska Skatteverkets ramar för representation följas så att deltagare inte förmånsbeskattas. Representation ska i grunden vara alkoholfri. Vid särskilda tillfällen kan en måttlig mängd öl eller vin vara tillåten, till exempel vid internationella besök eller firande av jubileum. Starksprit får aldrig bekostas av kommunen och alkoholfria alternativ ska alltid erbjudas. När alkohol förekommer ska detta godkännas av kommundirektör eller bolags-VD.

1.2 Olika typer av representation

Intern representation riktas till kommunens egna medarbetare. Det kan handla om personalfester, arbetsluncher, konferenser eller liknande aktiviteter. Syftet är att stärka gemenskap och arbetsmiljö. Intern representation ska alltid vara skälig i kostnad och beslutas av ansvarig chef. Arbetsgivaren består med kaffe i personalrum och liknade. Vid kontinuerligt återkommande APT, verksamhetsmöten mm bjuder inte arbetsgi-varen regelmässigt på förtäring. Den enskilde chefen avgör när detta är lämpligt. I samband med att medarbetare slutar bjuder arbetsgivaren personalen på medarbeta-rens arbetsplats på tårta eller annan enklare förtäring.

Extern representation riktas utåt, exempelvis för att utveckla relationer som är viktiga för kommunen eller för att marknadsföra Skara. Den får bara ske om det finns ett tydligt samband med verksamheten och ska alltid utformas så att den inte kan ifrågasättas ur objektivitets- eller mutasynpunkt. Representation får inte ske i samband med upphandling eller annan myndighetsutövning och bör inte ha inslag av privat karaktär. Återkommande representation mot samma person eller grupp bör undvikas.

1.3 Dokumentation

All representation ska dokumenteras. Det ska framgå datum, syfte, vilka som deltog och vem som fattade beslut om representationen.

2. Gåvor och uppvaktning

Regler om gåvor finns i inkomstskattelagen. Lagen anger vilka förmåner som är skattefria och vilka som är skattepliktiga. Skatteverkets allmänna råd kompletterar reglerna och anger gränsvärden. Skara kommun följer alltid de aktuella bestämmelserna i lag och Skatteverkets råd. Dessa nivåer får inte överskridas.

2.1 Gåva till anställd

Fastställd praxis sammanfattas i tabellen nedan. Värden anges som procentandel av gällande prisbasbelopp (pbb):

Gåvor avrundas till närmaste hundratal kronor och bekostas av respektive nämnd. Vid frågor om tillämpning kontaktas närmaste chef eller HR.

Julgåva

Julgåva kan beslutas av kommundirektören efter samråd i ledningsgruppen.

Minnesgåva anställd

Minnesgåva vid 25 års anställning delas ut vid en kommungemensam sammankomst i slutet av året. I samband med uppvaktning ges även en blomma. Kostnader i samband med uppvaktningen bekostas av HR.

Vid beräkning räknas den sammanlagda tiden som anställd. För timanställda räknas en dag som 1/365-del av ett år.

Minnesgåvor ska vara av bestående värde, till exempel smycke, klocka eller konstföremål. Inköpet görs av den anställde via rekvisition. Värdet avrundas uppåt eller nedåt till närmaste hundratal kronor. Gåvan ska köpas i god tid för att kunna överlämnas vid avtackningen. Om den anställde inte hunnit välja vid tillfället ska inköpet göras snarast därefter, dock senast inom ett år.

Minnesgåvor är ingen rättighet utan en ensidig handling från arbetsgivaren. Vid avgång på grund av disciplinär åtgärd eller överenskommelse om avslut lämnas ingen gåva.

2.2 Gåva till förtroendevald

I de fall som avgående förtroendevald ska uppvaktas finns en fastställd praxis för beloppsgränser. Värden anges som procentandel av gällande prisbasbelopp:

Minnesgåvan överlämnas av ordföranden i den nämnd den förtroendevalde lämnar. Om uppdraget är i fullmäktige eller en styrelse sker överlämnandet i fullmäktige.

Ordförande i respektive fullmäktige, nämnd eller styrelse kan i samråd med respektive presidium besluta om avsteg från dessa riktlinjer om det finns särskilda skäl.

Vid valår sker överlämnandet vid fullmäktiges sista möte för året samt vid den nya nämndens eller bolagsstyrelsens första möte.

Den förtroendevalde får själv välja gåva enligt kommunens regelverk.

2.3 Gåvor till eller från externa

Medarbetare och förtroendevalda i Skara kommun får som huvudregel inte ta emot gåvor, belöningar eller andra förmåner från externa aktörer. Detta gäller särskilt i samband med myndighetsutövning, offentlig upphandling, tillsyn, kontroll eller andra situationer där kommunen har att fatta beslut som kan innebära fördelar eller nackdelar för den externa parten.

Även när gåvor ges i andra sammanhang ska försiktighet iakttas. Endast enklare uppmärksamhetsgåvor av obetydligt värde, som exempelvis en blomma eller choklad vid högtider, kan accepteras. Återkommande gåvor från samma aktör är aldrig tillåtna, även om de var för sig är av lågt värde.

Vid studiebesök, besök hos andra kommuner eller liknande kan en gåva lämnas som tack för gästfrihet, upp till ett värde av 1 % av prisbasbeloppet.

Syftet med dessa regler är att förebygga misstankar om muta eller otillbörlig påverkan samt att värna om allmänhetens förtroende för kommunen. Vid osäkerhet ska alltid närmaste chef rådfrågas och i tveksamma fall ska gåvan tackas nej till eller återlämnas

Frågor om mutor kan uppstå vid gåvor till eller från externa parter samt vid extern representation. Här gäller kommunens riktlinjer om mutor och jäv.

3. Ansvar och tillämpning

Alla chefer, medarbetare och förtroendevalda har ansvar för att riktlinjerna följs. Det innebär att vi ska känna till reglerna och agera i enlighet med dem.

Om det finns osäkerhet om hur riktlinjerna ska tolkas ska frågan alltid tas upp med närmaste chef. Det är också viktigt att beslut som rör förmåner, representation och gåvor dokumenteras. På så sätt kan kommunen visa att hanteringen skett öppet och i enlighet med gällande regler.