Riktlinje om mutor, jäv och bisyssla

Innehållsförteckning

Inledning

Skara kommun arbetar aktivt för att förebygga och bekämpa korruption, mutor, jäv och välfärdsbrottslighet. Kommunen ska vara en organisation där beslut fattas på saklig och objektiv grund, och där alla former av otillbörlig påverkan, ekonomisk brottslighet och maktmissbruk motverkas

En förutsättning för att allmänheten ska ha förtroende för oss som verkar i Skara kommun är att vi utför vårt arbete med omdöme och att vi följer gällande lagar och regler. Som offentliganställda ska vi vara sakliga och opartiska i vår tjänsteutövning och det är viktigt att vi undviker förtroendeskadligt beteende.

All verksamhet i Skara kommun ska bedrivas enligt principerna för offentlig verksamhet: demokrati, legalitet, objektivitet, fri åsiktsbildning, respekt för lika värde och service. All representation, hantering av förmåner och bedömning av förhållningssätt ska ske med god etik och vara förenlig med kommunens värdegrund och de förväntningar som finns på offentliga funktioner.

Detta styrdokument syftar till att hjälpa oss att agera på ett sådant sätt att vi inte låter oss påverkas av ovidkommande hänsyn eller intressen i vårt arbete, och att vi inte heller ska kunna misstänkas för att göra det.

Därför gäller det att vi alla är uppmärksamma och vaksamma på situationer där det kan finnas risk att vi utsätts för otillåten påverkan vid utövningen av vårt arbete eller uppdrag

Syftet med dessa riktlinjer är att:

• Tydliggöra vad som gäller vid misstanke om mutor, jäv eller bisyssla.
• Motverka korruption, oegentligheter och otillbörlig påverkan.
• Främja förtroendet för Skara kommun som arbetsgivare och offentlig aktör.

Denna riktlinje gäller för anställda och förtroendevalda i Skara kommun – såväl i förvaltningsorganisation som i bolag.

Kommunens verksamhet styrs ytterst av lagar och förordningar. Riktlinjerna är ett komplement som konkretiserar lagens krav och anger hur medarbetare och förtroendevalda ska agera i praktiken. Att inte följa en riktlinje är inte detsamma som att bryta mot lag, men kan leda till arbetsrättsliga åtgärder för medarbetare eller förtroendeförlust för förtroendevalda. Om en handling dessutom strider mot lag är det lagstiftningens regler som gäller och rättsliga påföljder kan bli aktuella.

Varje nämnd, förvaltning och bolag svarar för att denna riktlinje efterföljs. Även kommunens representanter i de styrelser, ekonomiska föreningar och andra associationer där kommunen utser en del av styrelsen, ska verka för att dessa riktlinjer efterföljs i tillämpliga delar.

1. Mutor och otillbörlig förmån

För att förhindra korruption finns lagbestämmelser om olika typer av mutbrott. Dessa har till syfte att skydda både arbetsgivare och samhället i stort mot illojalt och felaktigt handlande hos medarbetarna.

En förmån kan vara otillbörlig om den har som syfte att påverka hur mottagaren utför sitt arbete eller uppdrag. Det spelar ingen roll om mottagaren faktiskt påverkats – det räcker att förmånen kan uppfattas som påverkande.

Exempel på förmåner är gåvor, pengar, rabatter, biljetter och tjänster.

1.1 Särskilda riskgrupper

Riktlinjerna om mutor gäller alla, men vissa medarbetare har arbetsuppgifter som gör dem särskilt utsatta för otillåten påverkan. Det gäller framför allt de som arbetar med:

• Myndighetsutövning
• Offentlig upphandling
• Avtalsförhandlingar, avtalstillämpning och uppföljning
• Tillsyn, kontroll och besiktning
• Omsorg eller andra situationer med personer i beroendeställning

För dessa medarbetare är det inte tillåtet att ta emot gåvor, belöningar eller andra förmåner. Undantag kan göras för enklare trivselgåvor, exempelvis en blomma, kakor eller choklad.

1.2 Förhållningssätt

Medarbetare och förtroendevalda får aldrig ta emot, erbjuda eller begära en otillbörlig förmån i sin yrkesutövning. Exempel på mutor:

• Pengar, lån, rabatter, semestergåvor
• Gynnsamma affärsvillkor, betalda resor eller konferenser
• Löften om framtida belöning

Förmånen är otillbörlig om den kan misstänkas påverka ett beslut eller skada förtroendet för kommunen.

Vid tveksamhet gäller försiktighetsprincipen: tacka nej och rådfråga chef.

1.3 Otillåten påverkan

Otillåten påverkan är ett samlingsnamn för alla typer av hot, våld, trakasserier eller mutor med syfte att påverka den enskildes beslut. Hotet som riktas kan även omfatta personer, djur eller föremål som har stor betydelse för den som hotas. Förutom exempel som hot, våld trakasserier, kränkning och ofredande omfattar begreppet otillåten påverkan även andra handlingar som kan syfta till att påverka förtroendevaldas beslutfattande, t ex. utpressning, otillbörliga erbjudanden och förmåner samt annan form av korruption.

För vägledning kring vad som gäller vid hot, våld och trakasserier, se Skara kommuns riktlinje vid hot och våld samt Policy och riktlinjer för förtroendevaldas arbetsmiljö.

2. Jäv

Reglerna om jäv finns i lag. De anger när en persons opartiskhet i ett ärende kan ifrågasättas. Syftet är att säkerställa saklighet och objektivitet.

Om du är jävig får du inte delta i eller närvara vid handläggningen av ärendet. Handläggning omfattar inte bara myndighetsutövning och beslut, utan även annan ärendehantering som utredning, beredning, föredragning, protokollföring och verkställighet. Rena expeditionsåtgärder omfattas inte.

2.1 När föreligger jäv?

Jäv innebär att en person inte får delta i handläggningen av ett ärende på grund av risk för partiskhet.

För förtroendevalda och anställda gäller att jäv kan uppstå om:

1. Du själv eller någon närstående berörs av beslutet.
2. Du eller någon närstående har varit ombud eller ställföreträdare för någon part i ärendet.
3. Ärendet gäller tillsyn av verksamhet som du själv är knuten till.
4. Det finns någon annan omständighet som gör att din opartiskhet kan ifrågasättas (delikatessjäv).

För kommunfullmäktige gäller att en ledamot inte får delta i ärenden som rör ledamoten själv eller någon närstående. Ledamoten får anmäla jäv men behöver inte lämna lokalen. Däremot får ledamoten inte delta i överläggning eller beslut.

Med närstående menas till exempel make, sambo, förälder, barn eller syskon. Exempel på ställföreträdare är förvaltare, god man eller firmatecknare. Delikatessjäv kan exempelvis vara vänskapsrelationer eller bisysslor.

I kommunala aktiebolag gäller aktiebolagslagens regler. Styrelseledamöter och VD får inte delta i ärenden som rör avtal eller rättsprocesser där de själva, någon närstående eller annan juridisk person de företräder har ett väsentligt intresse som kan stå i konflikt med bolagets.

Det finns undantag som gör det möjligt att samtidigt vara ledamot i en nämnd och styrelseledamot eller VD i ett kommunalt bolag. Detta undantag gäller dock inte vid myndighetsutövning.

2.2 Intressekonflikter och jäv vid direktupphandling

Direktupphandlingar är särskilt känsliga ur ett förtroendeperspektiv eftersom de ofta sker utan annonsering och med ett begränsat antal anbudsgivare. Därför är det avgörande att alla former av intressekonflikter och jäv identifieras och hanteras på ett korrekt sätt.

Vid direktupphandling gäller därför följande:

1. Den som ansvarar för eller deltar i upphandlingen ska omedelbart anmäla eventuella intressekonflikter eller jäv till närmaste chef.
2. Om jäv föreligger, eller risk för jäv kan uppfattas, ska personen omedelbart avstå från vidare handläggning och ersättas av en kollega.
3. Alla beslut och överväganden ska dokumenteras så att processen är transparent och kan följas upp.
4. Även upplevda lojalitetsband till tidigare arbetsgivare eller samarbetspartners ska hanteras som potentiella intressekonflikter.

För ytterligare vägledning, se Skara kommuns Policy för upphandling och inköp samt Riktlinjer för upphandling och inköp.

2.3 Anmälan av jäv

Det finns en skyldighet enligt lag att självmant anmäla jäv.
Om du känner till någon omständighet som kan innebära jäv ska du meddela detta:

• Som anställd till närmaste chef.
• Som förtroendevald till ordförande i nämnd, styrelse eller kommunfullmäktige.

Vid osäkerhet om jäv föreligger ska frågan alltid lyftas med chef eller ordförande.

Om det råder tvekan är det bättre att avstå från att delta i handläggningen av ärendet. På så sätt undviker vi misstanke om felaktigt agerande.

Utgångspunkten är att vår opartiskhet och objektivitet aldrig ska kunna ifrågasättas av en utomstående. Om en jävig person ändå deltar i handläggningen kan ett beslut upphävas av domstol efter överklagande.

3. Bisysslor

En bisyssla kan vara en extra anställning, ett uppdrag eller egen verksamhet vid sidan av det ordinarie arbetet. En bisyssla kan vara tillfällig eller permanent och det spelar ingen roll om bisysslan ger ekonomisk ersättning eller inte. Om en bisyssla är förtroendeskadlig kan det utgöra jäv. Aktiviteter av olika slag som typiskt hör till privatlivet, till exempel att utöva en hobby eller att sköta sin och familjens egendom och privata angelägenheter, räknas däremot inte som bisysslor. Som huvudregel gäller att bisysslor är tillåtna under förutsättning att de inte kommer i konflikt med arbetsuppgifterna i anställningen eller de grunder för förbud som anges i lag eller avtal.

Utgångspunkten är att bisysslor är tillåtna förutsatt att de:

• inte konkurrerar med kommunens egen verksamhet
• inte inverkar hindrande för medarbetarens arbetsuppgifter
• inte skadar förtroendet för medarbetarens opartiskhet i arbetet och/eller skadar verksamhetens anseende

3.1 Anmäl bisyssla

Medarbetare ska anmäla bisysslor och lämna de uppgifter som behövs så att chefen kan bedöma om bisysslan är tillåten. Medarbetaren ska även anmäla om bisysslan senare förändras i innehåll eller omfattning.

Ställningstagandet om tillåten eller otillåten bisyssla ska göras av behörig chef.

Beslut om otillåten bisyssla är ett delegationsbeslut som tas av behörig chef.

3.2 Bedömning av bisyssla

När man ska avgöra om en bisyssla är förtroendeskadlig behöver flera omständigheter vägas in.

Först bedöms om det verkligen är en bisyssla i lagens mening, eller om det är en aktivitet som hör till privatlivet. Därefter görs en samlad bedömning av om bisysslan kan påverka allmänhetens förtroende för medarbetarens opartiskhet, för verksamhetens anseende eller om bisysslan påverkar den anställdes arbetssituation negativt.

Frågor att beakta är:

• Finns en risk att förtroendet skadas?
• Hur stor är risken, och kan den accepteras?
• Vilka arbetsuppgifter har den anställde och myndigheten?
• Vad går bisysslan ut på?

Vid frågor om bisyssla, kontakta HR.

4. Vid misstanke om brott eller allvarliga oegentligheter

En medarbetare som misstänker oegentligheter, eller ser beteenden som strider mot riktlinjerna, bör i första hand vända sig till närmaste chef. Om detta inte är möjligt eller lämpligt kan man i stället kontakta annan chef inom verksamheter, HR, skyddsombud eller facklig representant.

Som förtroendevald ska misstanke om oegentligheter anmälas till ordförande eller vice ordförande i den nämnd/styrelse det gäller.

Som anställd kan allvarliga missförhållanden rapporteras via kommunens visselblåsarfunktion när det inte hjälper, eller är lämpligt, att rapportera om missförhållandet på annat sätt. Se Skara kommuns riktlinje för visselblåsarfunktion för vägledning.

Medarbetare har alltid rätt att använda sin grundlagsskyddade meddelarfrihet.

Om en medarbetare upplever sig utsatt för korruptionsbrott, exempelvis genom att ha erbjudits en otillbörlig förmån, ska stöd ges för att upprätta polisanmälan.

Om det finns misstanke om att en medarbetare själv begått korruptionsbrott är riktlinjen i Skara kommun att polisanmälan ska göras. Arbetsrättsliga åtgärder ska då också vidtas. Respektive förvaltning eller bolag ansvarar för att dessa åtgärder genomförs.