Riktlinjer för rekrytering och introduktion

Innehållsförteckning

Bakgrund

Skara kommuns strategi för kompetensförsörjning utgår från ARUBA modellen som står för Attrahera, Rekrytera, Utveckla, Behålla och Avsluta. Modellen beskriver hela kompetensförsörjningscykeln, från att attrahera nya medarbetare till avslut av befintliga. Dessa riktlinjer beskriver Skara kommuns förhållningssätt för att;

• attrahera kompetens som vill bidra till välfärdsuppdraget
• rekrytera brett och rätt kompetens
• introducera nya medarbetare

Att rekrytera och anställa rätt medarbetare är en av de viktigaste investeringarna i vår verksamhet och har stor betydelse för framtida kompetensförsörjning. Rekrytering sker till följd av att befintlig medarbetare avslutar sin anställning eller då verksamheten identifierat behov av ny kompetens. En rekryteringsprocess avslutas först efter att en medarbetare är introducerad och väl mottagen på sin nya arbetsplats.

Dessa riktlinjer gäller främst vid rekrytering av tillsvidareanställda medarbetare. I vissa fall, såsom vid rekrytering av chefer, specialister eller vid tidsbegränsade anställningar, kan det dock finnas skäl att anpassa processen och använda andra tillvägagångssätt.

Inför rekrytering

Ett professionellt och strukturerat avslut av anställningen skapar goda förutsättningar för att identifiera kompetensbehov och förbereda en bra introduktion. Samtidigt kan verksamheten behålla viktig kunskap och erfarenhet.

När en medarbetare slutar och behöver ersättas, är det viktigt att ta tillvara på medarbetarens kompetens och kunskaper om arbetet. Det innebär att överföra kunskap till nya eller befintliga kollegor och kanske även omvärdera och förändra rollen inför nyanställningen.

I samband med att en medarbetare är på väg att avsluta sin anställning erbjuds ett avslutningssamtal och en avlutningsenkät. Samtalet ger möjlighet att samla in underlag till kravprofil och kompetensöverföring i god tid. Enkäten skapar underlag för att utveckla arbetsplatsen utifrån medarbetarens uppfattning om arbetsgivaren.

Ibland uppstår behov av rekrytering till följd av att uppdrag eller verksamhet förändras, vilket kräver ny eller annorlunda kompetens. Då kan befintliga arbetssätt behöva avvecklas eller kompletteras. Vid alla verksamhetsändringar ska medarbetare involveras i enlighet med arbetsmiljölagen och medbestämmandelagen. Därför är det viktigt att som chef föra dialog i verksamheten kring förändringarna och hur det påverkar arbetsplatsen.

Attrahera kompetens som vill bidra till välfärdsuppdraget

Enligt kommunens vision 2035 ska kommunen vara en attraktiv arbetsgivare som tar tillvara alla medarbetares kompetens och där alla går till jobbet för att göra det bästa för invånarna – varje dag, året om. Kommunens kommunikationsstrategi trycker på alla medarbetares roll som ambassadörer för arbetsgivaren. Tillsammans kan vi bygga ett starkt arbetsgivarvarumärke både i och utanför kommunen, som skapar förutsättningar för attraktivitet, utveckling och tillväxt. För att attrahera nya medarbetare bör följande punkter vara centrala:

Arbetsgivarvarumärket

Rekryteringsprocessen är ett tillfälle att marknadsföra kommunens verksamheter och stärka arbetsgivarvarumärket. Målet är att även de sökande som inte får jobbet ska vilja återkomma och tala gott om Skara kommun och vår rekryteringsprocess.

Målgruppsanpassad annonsering

Enligt kommunens kommunikationsstrategi ska alla kommunikationsinsatser vara planerade. Rätt budskap ska nå rätt målgrupp, vid rätt tid och genom rätt kanal. Kommunikationen ska vara tillgänglig för alla och spegla mångfalden i kommunen. Att tydligt definiera vårt kompetensbehov hjälper oss att attrahera rätt framtida medarbetare.

Anställningsvillkor och förmåner

Ett växande samhällsengagemang och önskan att bidra skapar goda förutsättningar för att attrahera nya medarbetare till välfärdsjobben. Utöver avtalade anställningsvillkor och förmåner är det viktigt att framhäva andra fördelar med arbetet. Som arbetsgivare behöver vi ha ett attraktivt erbjudande och leva upp till de förväntningar som finns.

Rekrytera brett och rätt kompetens

Varje rekryteringsprocess ska genomföras professionellt där alla som är i kontakt med oss blir behandlade lika och får en positiv upplevelse av Skara kommun som arbetsgivare.

I Skara kommun bör man i rekryteringssammanhang förhålla sig till fem följande punkter. Samtliga punkter syftar till att stärka Skara kommuns arbetsgivarvarumärke, trygga framtidens kompetensförsörjning och samtidigt bidra till ett mer jämlikt samhälle.

Rekrytera professionellt och fördomsfritt

Samtliga rekryteringar ska genomföras enligt Skara kommuns framarbetade rekryteringsprocess. Genom att arbeta på ett strukturerat sätt ökar chanserna för att genomföra en kvalitativ rekrytering där rätt kompetens anställs för rätt uppdrag.

Rekrytera bredare

Att bredda rekryteringen handlar om att skapa förutsättningar för att rekrytera människor med olika bakgrund. Kommunen strävar efter en personalsammansättning som speglar samhället vi lever i. Det behövs medarbetare med olika kompetenser och erfarenheter för att kunna erbjuda en god välfärd till alla medborgare. Genom att anställa människor med olika funktionsvariationer, härkomst, kön eller ålder breddar vi kompetensen i verksamheten.

Praktiskt innebär det att se över kvalifikationskraven som ställs i rekryteringssammanhang och fundera över hur dessa kan anpassas till en bredare målgrupp. Det innebär också att rekrytera medarbetare genom ett aktivt arbete med arbetsmarknadspolitiska insatser, praktikplatser och nätverk.

Heltid som norm

Grundprincipen vid rekrytering av tillsvidareanställda är heltidsanställning och heltidsarbete. Vid speciella tillfällen kan undantag vara nödvändiga. Heltid som norm inom välfärden är betydelsefullt för framtida kompetensförsörjning och ett viktigt steg för en mer jämställd och jämlik arbetsmarknad.

Stimulera intern rörlighet

Intern rörlighet innebär att medarbetaren antingen byter befattning/uppdrag eller kvarstår i sin befattning men byter placering.

Intern rörlighet ger fördelar både för medarbetaren och organisationen. Genom att låta medarbetare byta roller eller placeringar kan arbetsgivaren behålla viktig kompetens och samtidigt sprida kunskap inom organisationen. För medarbetaren innebär det utveckling och nya möjligheter, vilket kan göra att de väljer att stanna kvar i stället för att söka sig till andra arbetsgivare. Denna rörlighet bidrar också till att skapa en lärande organisation där erfarenheter och kunskap delas och utvecklas.

Stimulera intern rörlighet innebär att uppmuntra medarbetare till att förflytta sig eller byta arbete inom organisationen. Som rekryterande chef ska man ta hänsyn till interna sökande som uppfyller kvalifikationerna i en rekryteringsprocess då dessa bör kallas på intervju.

Undvika nära relationer i arbetet

Att arbeta tillsammans med en nära anhörig kan leda till intressekonflikter mellan ett gott ledarskap/medarbetarskap och privata lojaliteter. Konsekvensen av att arbeta med någon som man har en nära anhörigrelation med kan också leda till att kravet på uppdragets saklighet och opartiskhet riskeras. Dessutom kan det påverka övriga arbetsrelationer i arbetsgruppen negativt i form av osäkerhet i hur de privata lojaliteterna inverkar på kvalitén och säkerheten i arbetets utförande.

En chef bör inte anställa en nära anhörig till sig själv eller annan medarbetare på egen arbetsenhet eller avdelning. Som nära anhörig räknas föräldrar, barn, syskon, partner eller annan nära släktning.

Rekryteringsprocessen

Rekryteringsprocessen i Skara kommun består av nedanstående steg. Som stöd till rekryterande chef finns den processkartlagd med utökad beskrivning på kommunens intranät.

Fastställ kompetensbehov

Vid vakans är det viktigt att analysera framtida kompetensbehov och fundera på om det finns möjlighet att göra förändringar i verksamheten. Använd enhetens verksamhetsplan som underlag vid behovsanalysen. Här kan arbetsgruppen involveras i processen.

Inför en rekrytering behövs en kravprofil som beskriver arbetet och rollen. Ställ inte högre krav på den sökande än vad arbetet kommer att kräva och våga tänk nytt.

Kontrollera företräde

Innan en vakant tjänst annonseras och tillsätts ska det kontrolleras om det finns någon medarbetare som bör erbjudas tjänsten med anledning av sin företrädesrätt.

Annonsering

Annonser är marknadsföring av kommunen som arbetsgivare och rubriken ska locka rätt sökande. Både innehållet i texten och val av publiceringskanal är avgörande för att hitta rätt kandidater. Rekryterande chef ansvarar för att annonsen stämmer utifrån kravprofilen.

Kommunens praxis är att lediga arbeten som omfattar mer än sex månader ska annonseras. Arbetsgivaren bedömer om annonseringen ska ske internt eller externt. Om arbetsgivaren bedömer att utannonsering inte ska ske, då det exempelvis finns interna kandidater som uppfyller kvalifikationskraven, anmäls detta till lokal samverkansgrupp.

Urval

Urvalet ska göras med utgångspunkt i kravprofilen och annonsen. Om det finns interna sökande som uppfyller kvalifikationerna är utgångspunkten att dessa bör kallas till intervju.

Intervju

Det är viktigt att det är samma personer i intervjugruppen vid samtliga intervjuer och att gruppen inte är för stor. För att systematisera och kvalitetssäkra ska samma intervjumall användas för samtliga kandidater. Vid chefsrekrytering ska fackliga representanter erbjudas möjlighet att träffa kandidaten, den fackliga intervjun kan ske vid separat tillfälle eller i egen grupp. Rekrytering av chefs bedöms enligt MBL som viktigare förändring av verksamhet och ska därför samverkas.

Kandidaterna som blivit kallade på intervju ska få återkoppling muntligt, övriga sökande kan få återkoppling skriftligt via rekryteringssystemet.

Referenstagning

Referenstagningen är ett viktigt steg i anställningsprocessen. Den görs efter intervjun på de/den kandidat man väljer att gå vidare med och kan bli aktuell för anställning.

Anställning

Personen ska innan anställning kunna uppvisa fullständiga betygshandlingar. Arbetstillstånd (och i vissa verksamheter utdrag ur belastningsregistret) ska kontrolleras. Anställningsavtal skrivs i stödsystem.

Lagar och avtal

Bestämmelser kring rekrytering och anställning finns huvudsakligen i nedanstående lagar och avtal:

• Lagen om anställningsskydd (LAS)
• Allmänna bestämmelser (AB)
• Diskrimineringslagen
• Medbestämmandelagen (MBL) och Avtalet för samverkan och arbetsmiljö i Skara kommun

Utöver dessa finns lagar och bestämmelser om arbetstillstånd och (för vissa verksamheter) utdrag ur belastningsregistret som gäller inför anställning.

Rekrytera utan att diskriminera

Diskriminering är när två personer med lika förutsättningar behandlas olika. För varje ansökan som vi sorterar bort kan vi bli anklagade för diskriminering.

Diskrimineringslagen har till ändamål att motverka diskriminering och främja lika rättigheter och möjligheter oavsett:

• Kön
• Könsöverskridande identitet eller uttryck
• Etnisk tillhörighet, religion eller annan trosuppfattning
• Funktionsnedsättning
• Sexuell läggning
• Ålder

Därutöver finns lagen om förbud mot diskriminering av deltidsarbetande arbetstagare och arbetstagare med tidsbegränsad anställning. Diskriminering kan ske direkt och indirekt.

I praktiken innebär det att grunden för urvalet vid rekrytering är att utgå strikt från kravprofilen. Annonsen ska utformas så att vi inte ställer krav på utbildning eller erfarenhet som sedan frångås vid anställning. Vid ett diskrimineringsärende i rekryteringssammanhang kan vi som arbetsgivare inte ange personliga egenskaper som skäl till att vi valt en kandidat, om kandidaten inte uppfyller ställda grundkrav på utbildning och erfarenhet. Vidare är det viktigt att frågor som ställs i en anställningsintervju har relevans för den sökta befattningen och alla intervjuer ska genomförs på ett likartat sätt.

Introduktion av ny medarbetare

Ge samtliga medarbetare en introduktion

Oavsett om rekryteringen rör en helt ny medarbetare i Skara kommun eller en internrekrytering så är den första tiden på den nya tjänsten viktig för hur den fortsatta känslan för arbetsplatsen kommer vara. Precis som att rekryteringsprocessen ska vara noggrant planerad och väl förberedd, behöver även den nya medarbetarens introduktion till den nya anställningen vara det.

En introduktionsprocess består också av flera principer. I Skara kommun har vi valt att utgå ifrån:

Information handlar om de delar medarbetaren behöver känna till om sin anställning och arbetsplats.

Mottagande syftar till att medarbetaren ska känna sig välkommen och få ett professionellt mottagande in i sitt nya arbete.

Lärande handlar om de kunskaper medarbetaren behöver ha och få för att utvecklas i sin yrkesroll.

Kommunövergripande introduktion

Nyanställda medarbetare får en digital introduktionskurs med kommunövergripande information. Som medarbetare är det viktigt att känna till kommunens styrande dokument samt vilka förväntningar och krav som arbetsgivaren har, oavsett vilken roll eller position man har i organisationen. Det är också viktigt att förstå vad man själv kan förvänta sig av kommunen som arbetsgivare.

När ett nytt anställningsavtal skrivs under, skickas automatiskt ett välkomstmejl till den nyanställda. På första arbetsdagen får medarbetaren en checklista med information om introduktionsprocessen och kommunövergripande kurser som gäller för alla anställda. Den rekryterande chefen får även ett mejl med en checklista som fungerar som stöd för att genomföra en introduktion på arbetsplatsen.

Verksamhetsspecifik introduktion

Den rekryterande chefen bör i god tid, tillsammans med medarbetarens kollegor, förbereda en noggrann introduktion. Varje enhet ansvarar för att ha en introduktionsplan redo, som inkluderar nödvändiga utbildningar, genomgång av relevanta program och att viktiga möten och kontakter är bokade i förväg.

För att medarbetaren ska känna sig välkommen är det viktigt att dator, telefon och alla nödvändiga behörigheter beställs i tid och finns på plats när medarbetaren börjar. Innan första arbetsdagen ska det vara klart var medarbetaren ska mötas upp och vem som tar emot hen. Se till att avsätta gott om tid för att visa runt på arbetsplatsen och presentera nya kollegor och samarbetspartners. Det är också bra att utse en mentor som kan ge handledning, stöd och dela viktiga kontakter.

Introduktion av chefer

Introduktionen för nya chefer följer i grunden samma modell som för alla nyanställda medarbetare. De får ta del av den gemensamma introduktionen för kommunen samt behöver en verksamhetsspecifik introduktion.

Som ny chef får man utöver det tillgång till en portal med digitalt utbildningsmaterial, vilket är en del av onboardingprocessen för chefer. Dessutom erbjuder kommunen ett ledarprogram som främjar både utbildning och lärande på olika sätt.

En god introduktion skapar trygghet och därigenom bättre förutsättningar för medarbetaren att sätta sig in i sitt nya arbete.

Uppföljning

Riktlinjer för rekrytering och introduktion gäller från 2025 och revideras vid behov.

Riktlinjer följs upp årligen i samband med årsredovisning.