Reglemente för valnämnden

Innehållsförteckning

Reglemente för valnämnden

Utöver vad som föreskrivs om nämnder i kommunallagen, gäller bestämmelserna i detta reglemente.

Valnämndens ansvarsområden och uppgifter

1 §

Valnämnden är den kommunala myndighet som ansvarar för att genomföra allmänna val, folkomröstningar och EU-val lokalt. Valnämnden svarar för kommunens uppgifter enligt vallagen (2005:837) och anknutna författningar i fråga om de allmänna valen samt enligt 5 kap 36 § andra stycket kommunallagen (2017:725) och lagen (1994:692) om kommunala folkomröstningar.

Ekonomisk förvaltning

2 §

Valnämnden ska underhålla och förvalta den lösa egendomen inom nämndens förvaltningsområde.

Delegering från kommunfullmäktige

3 §

Nämnden får själv eller genom ombud föra kommunens talan i alla mål och ärenden inom sitt verksamhetsområde. Nämnden äger i sådana mål och ärenden rätt att på kommunens vägnar träffa överenskommelse om betalning av fordran, anta ackord, ingå förlikning och sluta annat avtal.

Personuppgiftansvar

4 §

Kommunstyrelsen är personuppgiftsansvarig för de typer av behandlingar som är gemensamma för hela kommunen, enligt vad som angivits i kommunstyrelsens registerförteckning enligt artikel 30 i dataskyddsförordningen.

Valnämnden är personuppgiftsansvarig enligt Lag (2018:218) med kompletterande bestämmelser till EU:s dataskyddsförordning för behandlingen av de personuppgifter som nämnden för i sin verksamhet.

Arkiv

5 §

Nämnden ansvarar för att dess arkiv vårdas enligt arkivlagen, tillämpad i kommunens arkivreglemente. Nämnden ska utse en arkivansvarig samt en eller flera arkivredogörare. Nämnden ska redovisa sitt arkiv genom en arkivbeskrivning och en arkivförteckning. Nämnden ska också ha en dokumenthanteringsplan som beskriver hur allmänna handlingar hanteras (bevaras eller gallras).

Ansvar och rapporteringsskyldighet

6 §

Valnämnden ska se till att verksamheten bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som fullmäktige har bestämt, de föreskrifter som kan finnas i lag eller förordning samt bestämmelser i detta reglemente.

Valnämndens arbetsformer

Sammansättning

7 §

Valnämnden består av fem ledamöter och fem ersättare som kommunfullmäktige beslutar och utser till. Bland ledamöterna väljer kommunfullmäktige en ordförande samt en vice ordförande.

Mandattiden är fyra år från och med den 1 januari året efter det år val av kommunfullmäktige i hela riket ägt rum.

Tidpunkt för sammanträden

8 §

Valnämnden bestämmer dag och tid för sammanträdena.

Sammanträde ska hållas också om minst en tredjedel av nämndens ledamöter begär det eller om ordföranden anser att det behövs.

Ordföranden ska, om möjligt, samråda med vice ordförandena om tiden för extra
sammanträde.

Om det föreligger särskilda skäl får ordföranden ställa in ett sammanträde eller
ändra dagen eller tiden för sammanträdet. Om möjligt ska samråd ske med vice
ordförandena.

Om ordföranden beslutar att ett sammanträde ska ställas in eller att dagen eller
tiden för ett sammanträde ska ändras, ska ordföranden se till att varje ledamot och
ersättare snarast underrättas om beslutet.

Kallelse

9 §

Ordföranden ansvarar för att kallelse utfärdas till sammanträdena.

Kallelsen ska vara skriftlig och innehålla uppgift om tid och plats för sammanträdet.

Kallelsen ska på ett lämpligt sätt tillställas varje ledamot och ersättare samt annan förtroendevald som får närvara vid sammanträdet senast fem dagar före sammanträdesdagen. Kallelse får ske elektroniskt om det inte är olämpligt. Ordföranden bestämmer formen för kallelse.

Kallelsen bör åtföljas av en föredragningslista. Ordföranden bestämmer i vilken utsträckning handlingar som tillhör ett ärende på föredragningslistan ska bifogas kallelsen.

I undantagsfall får kallelse ske på annat sätt.

När varken ordföranden eller en vice ordföranden kan kalla till sammanträde, ska den till tjänsteåren äldste ledamoten göra detta. Om flera ledamöter har lika lång tjänstgöringstid som ledamot, ska den äldste av dem fullgöra uppgiften.

Offentliga sammanträden

10 §

Valnämndens uppsamlingsräkning är offentlig. För övrig får nämnden besluta om offentliga sammanträden. Offentliga sammanträden får inte hållas i ärenden som avser myndighetsutövning eller i vilka det förekommer uppgifter som omfattas av sekretess.

Sammanträde på distans

11 §

Nämnden får, om särskilda skäl föreligger, sammanträda med ledamöter närvarande på distans. Sådant sammanträde får endast äga rum om ljud- och bildöverföring sker i realtid och på ett sådant sätt att samtliga deltagare kan se och höra varandra på lika villkor. Lokalen ska vara så beskaffad att inte obehöriga kan ta del av sammanträdes handlingar, bild eller ljud.

Ledamot som önskar delta på distans ska senast tre dagar i förväg anmäla detta till nämndens kansli. Ordförande avgör om närvaro får ske på distans. Nämnden får bestämma vad som närmare ska gälla om deltagande på distans i nämnden.

Närvarorätt

12 §

Vid nämndens sammanträde får i den mån ej nämnden i särskilt fall annat beslutar, sekreteraren och kommundirektören närvara med rätt att delta i överläggningar. Personalföreträdare får närvara och delta i överläggningar vid behandling av ärenden som rör förhållandet mellan kommunen som arbetsgivare och dess anställda.

Kommunstyrelsens ordförande har rätt att närvara vid nämndens sammanträde och delta i överläggningar men inte i besluten.

Övriga närvarande ska nämnden besluta om.

Nämndens ordförande

13 §

Nämndens ordförande ska

• med uppmärksamhet följa frågor av betydelse för verksamhetens utveckling och effektivitet samt att ta initiativ i dessa frågor
• se till att nämndens ärenden behandlas utan onödigt dröjsmål
• främja samverkan mellan valnämnden och kommunens övriga nämnder
• representera nämnden vid uppvaktningar hos myndigheter, konferenser och sammanträden om inte nämnden bestämt annat i ett särskilt fall
• besluta om ledamots eller ersättares deltagande i kurs eller konferens

Presidium

14 §

De ärenden som ska avgöras av nämnden i dess helhet ska beredas av presidiet om beredning behövs. Presidiet bestämmer dag och tid för sina sammanträden.

Ersättare för ordföranden och vice ordförande

15 §

Om varken ordföranden eller någon av vice ordförandena kan delta i ett helt sammanträde eller i en del av ett sammanträde fullgör den till tjänsteåren äldste ledamoten ordförandens uppgifter. Om flera ledamöter har lika lång tjänstgörings-tid som ledamot, ska den äldste av dem vara ordförande.

Om ordföranden på grund av sjukdom eller av annat skäl är hindrad att fullgöra uppdraget för en längre tid får nämnden utse en annan ledamot att vara ersättare för ordföranden. Ersättaren fullgör ordförandens samtliga uppgifter.

Förhinder

16 §

En ledamot som är förhindrad att delta i ett sammanträde eller i en del av ett sammanträde, ska snarast anmäla detta till nämndens sekreterare eller någon annan anställd vid kommunkansliet. Kansliet ska underrätta den ersättare som står i tur om att denne ska tjänstgöra

Ledamöternas och ersättarnas tjänstgöring

17 §

Om en ledamot är förhindrad att inställa sig till ett sammanträde eller att vidare delta i ett sammanträde ska en ersättare tjänstgöra i ledamotens ställe. Den ersättare ska kallas in som står i tur att tjänstgöra och som inte redan har kallats in.

En ledamot, som inställer sig under ett pågående sammanträde, har rätt att tjänstgöra även om en ersättare har trätt in i ledamotens ställe.

Om inte ersättarna väljs proportionellt ska ersättarna tjänstgöra enligt den ordning som har bestämts av kommunfullmäktige.

En ersättare, som har börjat tjänstgöra, har dock alltid företräde oberoende av turordningen. Om styrkebalansen mellan partierna därigenom påverkats får en ersättare som inställer sig under pågående sammanträde träda in i stället för en ersättare som kommer längre ner i ordningen.

Även de ersättare som inte tjänstgör har rätt att delta i överläggningarna.

Ersättare som inte tjänstgör har rätt att delta i överläggningarna och få sin mening antecknad till protokollet.

Jäv eller annat förhinder

18 §

En ledamot eller ersättare, som har avbrutit sin tjänstgöring på grund av jäv i ett ärende, får åter tjänstgöra sedan ärendet har handlagts.

En ledamot, som har avbrutit tjänstgöringen en gång under ett sammanträde på grund av annat hinder än jäv, får åter tjänstgöra om ersättarens inträde har påverkat styrkebalansen mellan partierna.

Nämnden får bestämma vad som närmare ska gälla om deltagande på distans i nämnden.

Yrkanden

19 §

När nämnden förklarat överläggningen i ett ärende avslutad, går ordföranden igenom de yrkanden som har framställts under överläggningen och kontrollerar att de har uppfattats korrekt. Ordföranden befäster genomgången med ett klubbslag. Därefter får inte något yrkande ändras eller läggas till, om inte nämnden enhälligt beslutar att medge det.

Om ordföranden anser att det behövs ska den ledamot som har framställt ett yrkande avfatta det skriftligt.

Deltagande i beslut

20 §

En ledamot som, där detta är möjligt, avser att avstå från att delta i ett beslut, ska anmäla detta till ordföranden innan beslut fattas.

En ledamot som inte har gjort en sådan anmälan anses ha deltagit i beslutet, om nämnden fattar det med acklamation.

Reservation

21 §

Om en ledamot har reserverat sig mot ett beslut och ledamoten vill motivera reservationen ska ledamoten göra det skriftligt. Motiveringen ska lämnas till sekreterare före den tidpunkt som har fastställts för justeringen av protokollet.

Justering av protokoll

22 §

Protokollet justeras av ordföranden och en ledamot. Protokollet ska justeras senast 14 dagar efter sammanträdet.

Nämnden kan besluta att en paragraf i protokollet ska justeras omedelbart. Paragrafen ska redovisas skriftligt vid sammanträdet och justeras av ordföranden och en ledamot.

Delgivning

23 §

Delgivning med nämnden sker med ordföranden, kommundirektören, nämndens sekreterare eller annan anställd som nämnden bestämmer.

Undertecknande av handlingar

24 §

Avtal, andra handlingar och skrivelser, som beslutas av nämnden ska undertecknas av ordföranden eller vid förfall för denne av vice ordföranden och kontrasigneras av någon anställd som nämnden bestämmer.

I övrigt bestämmer nämnden vem som ska underteckna handlingar.