Information för dig som är förtroendevald politiker

Om du är ny i kommunen så behöver du skaffa ett lösenord. Detta gör du genom att gå in på IT-supporten - Göliska ITs hemsida Länk till annan webbplats. och klicka på "Återställ lösenord" (längst ner på sidan). Med hjälp av det användarnamn du fått av kommunen och BankID kan du logga in och välja ett lösenord. Om du saknar BankID kan du kontakta IT-supporten för en alternativ lösning.

Ditt lösenord går ut efter en viss tid och då måste du byta det. Du återställer ditt lösenord på samma sätt.

Användarnamn
För att kunna logga in i iPaden behöver du ett användarnamn och ett lösenord. Användarnamnet får du av kansliets handläggare vid överlämnandet av Ipaden.

Lösenord
Nästa steg är att skapa ett lösenord. Börja med att surfa in på Göliska ITs hemsida (se länk ovan). Längst ner på startsidan finns en länk som heter ”återställ lösenord”. Klicka på länken och logga in med BankId eller motsvarande. Välj sedan ett lösenord. Följ de anvisningar som finns på sidan.

Nu har du en giltig inloggning!

Logga in på Ipaden
Starta iPaden och följ stegen för installation. När du är inloggad så kommer de appar du behöver att automatiskt laddas upp på startskärmen.

Särskilt lösenord till Netpublicator
Det lösenord du valt enligt ovan anvisning fungerar till samtliga appar som laddas upp utom till Netpublicator. För att skapa ett lösenord till Netpublicator gör du så här:

• öppna appen Netpublicator och välj lösenordshjälp
• skriv in din mejladress (namn.efternamn@skara.se). Nu skickas en återställningslänk till din mejl.
• klicka på länken i mejlet och välj ett lösenord. (Det går bra att använda samma lösenord som du har valt via Göliska IT.)

Ditt användarnamn i Netpublicator är din mejladress (namn.efternamn@skara.se).

Appar

Nedan listas några av de appar du kan ha användning för i ditt uppdrag. Om du saknar någon app kan du titta i appen företagsportalen, där finns ett flertal appar för nedladdning. Om du behöver någon ytterligare app som inte finns i företagsportalen så kan du vända dig till kansliet. Endast appar som är relevanta för ditt uppdrag erbjuds.

Användarguide - information om hur du använder Ipaden.

Outlook - Som förtroendevald har du fått en e-postdress (namn.efternamn@skara.se) i Outlook. All e-post som kommunen skickar till dig skickas till den adressen! Det är därför viktigt att du regelbundet bevakar den.

Netpublicator - I den här appen kan du läsa alla de handlingar som hör till de sammanträden som du blir kallad till. Du kan även ta del av kallelser och protokoll.

Pmobile - Här kan du bland annat ansöka om ersättning för förlorad arbetsförtjänst och reseersättning.

Authenticator - Används som tvåfaktorsinloggning för ökad säkerhet.

Wi-Fi

Om du använder en Ipad som du lånat av kommunen loggas du automatiskt in på ett säkert nätverk när du befinner dig i kommunens lokaler.

Sekretess
Om Ipaden används på till exempel öppna nätverk är det viktigt att tänka på att inte hantera sekretesshandlingar!

E-signering

Med e-signering menas att skriva under något digital istället för att skriva under med penna på ett fysiskt papper. I Skara kommun finns möjlighet att signera handlingar digitalt. Bland annat signeras alla nämndprotokoll digitalt.

När det finns ett dokument för dig att signera får du en avisering till din e-post eller mobiltelefon med en länk. Via länken kan du logga in och skriva under dokumentet.

Det är mycket viktigt att du signerar inom överenskommen tid!

Vad är jäv?
Jävsreglerna i kommunallagen 6 kap. 28-32 §§ och förvaltningslagens 16-18 §§ finns för att garantera objektivitet och opartiskhet vid hantering av ärenden. De omfattar dig som förtroendevald och det är du själv som anmäler omständigheter som gör att du är jävig. Den jävige får varken delta i handläggningen eller i beslutet av ärendet. Om du är osäker på om du är jävig i ett ärende bör frågan tas upp för diskussion. Lagarna kan du läsa här:

- Kommunallagen på riksdagens hemsida Länk till annan webbplats.

- Förvaltningslagen på riksdagens hemsida Länk till annan webbplats.

Meddela jäv
Den jävige ska i första hand själv meddela jävet, men nämnden kan på förslag av ordföranden eller någon ledamot avgöra om en ledamot eller tjänsteman är jävig genom ett majoritetsbeslut.

Vid osäkerhet
En bra utgångspunkt vid osäkerhet är att tillämpa en försiktighetsprincip som innebär att det kan vara bäst att avstå från att delta i hanteringen av ärendet ”för säkerhets skull”.

Exempel på jävsgrunder:

• Sakägarjäv – en förtroendevald som själv är eller har en närstående som är direkt berörd av ärendet är jävig. Med närstående menas make, sambo, förälder, barn, syskon eller någon annan närstående.

• Intressejäv – en förtroendevald är jävig om ärendets utgång väntas innebära särskild nytta eller skada för ledamoten eller någon av personens närstående.

• Ställföreträdarjäv – en ledamot är jävig om en närstående till personen eller denne själv är ställföreträdare för den ärendet angår eller för någon som väntas ha särskild nytta eller skada av ärendets utgång. Exempel på företrädare är en förvaltare eller god man men också någon som har rätt att skriva under avtal för ett visst bolag, vanligtvis verkställande direktör eller ordförande av ett bolag.

• Ombudsjäv – en ledamot är jävig om personen för talan som ombud eller mot ersättning biträtt någon i ärendet.

• Delikatessjäv – En ledamot är jävig om personens opartiskhet och förtroende rubbas av något annat skäl än vad som omfattas av övriga jävsgrunder. Syftet med delikatessjävet är just att fånga upp sådana fall som inte omfattas av övriga jävsgrunder. Exempel kan vara om en ledamot står i beroendeställning till någon som direkt berörs av ärendet men det kan också gälla starkt ideellt engagemang eller tydliga fall av vänskap eller ovänskap med någon ärendet berör.

Förhinder att närvara vid sammanträde

Om du som ledamot eller inkallad ersättare inte har möjlighet att delta vid ett sammanträde ska du så snart som möjligt anmäla det till nämndens sekreterare eller funktionsbrevlåda. Sekreteraren ansvarar för att kalla in den ersättare som står på tur att tjänstgöra enligt fastställd ordning.

Ordlista för sammanträden

Acklamation
När beslut fattas utan votering (rösträkning) tas de med acklamation. Ledamöterna röstar genom bifallsrop och ordföranden bedömer vilka röster som är flest.

Ajournera
Att ajournera ett sammanträde innebär att ett uppehåll tas i sammanträdet. Ajournering kan användas för en kort rast för enskilda överläggningar eller för att ge någon tid att arbeta om ett förslag. Ajournering kan även pågå längre, till exempel till en annan dag.

Allmän handling
En handling är allmän om den förvaras hos kommunen och antingen har kommit in till eller blivit upprättad inom kommunen. Som förtroendevald måste du följa de regler som gäller för registrering av allmänna handlingar.

Anslag
Senast andra dagen efter det att protokollet har justerats ska justeringen anslås på anslagstavlan (se Justering). Anslaget får inte tas bort från anslagstavlan före överklagandetidens utgång (se Överklagan).

Beredning
Sammanfattande begrepp för att förbereda och arbeta med ett ärende.

Beredningstvång
Ett ärende som väckts i fullmäktige måste beredas av kommunstyrelsen innan det får avgöras av fullmäktige. Kommunstyrelsen ska yttra sig i ärenden som beretts av annan nämnd eller fullmäktigeberedning. Beredningstvånget innebär också, förutom beredningen av kommunstyrelsen, att ett ärende ska beredas av den nämnd vars verksamhetsområde ärendet berör.

Bordlägga
Kommunfullmäktige, kommunstyrelse och nämnder kan beslutas att bortlägga ett ärende. Beslut i ärendet skjuts då upp och ärendet ska i oförändrat skick tas upp vid kommande sammanträde.

Delegation
Överlåta arbete och beslut till någon annan, på lägre nivå, t.ex. utskott/beredningar, andra grupper eller enskilda personer. Beslutade delegationsordningar finns bland publicerade styrdokument på Skara kommuns intranät.

Ersättare
Person som ersätter en ordinarie ledamot när ledamoten inte är närvarande. Även kallad suppleant.

Fråga
En ledamot i kommunfullmäktige kan ställa en fråga till en politiker som har ansvar för ett visst område. I debatten i fullmäktige får bara den som ställt frågan och den svarande delta. En fråga leder inte till något beslut.

Interpellation
Interpellation är en fråga från ledamot i fullmäktige som lämnats in skriftligt i förväg och riktas till en ordförande i kommunstyrelsen, nämnd, fullmäktigeberedning eller bolag.

Justering
Protokoll från sammanträden ska justeras senast 14 dagar efter sammanträdet. Se även Anslag och Överklagan.

Jäv
Jäv betyder att en person inte får delta i ett ärende eller en rättegång om det finns risk för att personen inte kan vara helt opartisk. Det kan till exempel handla om att personen är släkt med någon som är inblandad i målet eller har egna intressen i utgången av ärendet.

Ledamot
Person som getts i uppdrag att representera ett politiskt parti. Får rösta när det ska
fattas beslut.

Motion
En motion är ett skriftligt förslag som lämnats in av en eller flera ledamöter i kommunfullmäktige. Innan en motion kan tas upp av fullmäktige måste den utredas så att fullmäktige kan ta ställning till förslaget.

Proposition
Proposition är ett av ordföranden framställt förslag till beslut vid omröstning.

Reservation
En eller flera ledamöter kan reservera sig mot ett beslut som kommunfullmäktige eller styrelsen/nämnden fattar. Anledningen är att ledamoten vill visa att man inte håller med om det som beslutats. Reservationen ska anmälas innan sammanträdet avslutats. Reservationen kan följas av en skriftlig motivering som måste inlämnas innan protokollet justeras.

Särskilt yttrande
Komplettering till beslut av en eller flera ledamöter. Kallas även protokollsanteckning.

Votering
Ledamöter kan begära att ett beslut ska fattas efter votering (röstning). Vid en votering ska ledamöterna rösta ja eller nej till ett förslag. De kan också avstå från att rösta.

Yrkande
Att begära eller föreslå att fullmäktige, nämnden eller styrelsen ska besluta på ett visst sätt. Måste ställas under proposition.

Återremiss
Ett ärende kan återremitteras om det begärs av minst en tredjedel av de närvarande ledamöterna. Det betyder att frågan ska utredas ytterligare innan beslut fattas. Återremiss ska motiveras i protokollet.

Överklagan
Att överklaga innebär en formell begäran om att en högre instans (domstol eller myndighet) ska pröva och ändra ett beslut eller en dom som fattats av en lägre instans, för att man anser att det är felaktigt. Det måste ske skriftligt inom en viss tid, vanligtvis inom tre veckor.

En allmän handling är information i form av text, bild eller ljudupptagning som förvaras hos kommunen och som antingen har inkommit till myndigheten eller upprättats (skapats) där.

Vissa undantag görs dock, till exempel:

• Internt arbetsmaterial: Utkast, minnesanteckningar eller koncept som inte har slutjusterats och inte heller har "expedierats" (skickats).
• Säkerhetskopior: Kopior som bara finns för säkerhets skull.

Allmänna handlingar kan vara offentliga (får lämnas ut) eller hemliga/sekretessbelagda (får inte lämnas ut på grund av t.ex. rikets säkerhet eller personlig integritet).

Bestämmelser om rätten att få ta del av allmänna handlingar finns i tryckfrihetförordningen. Offentlighets- och sekretesslagen anger vad som inte får lämnas ut.

Personligt ställda handlingar
En handling är allmän även om den är ställd personligen till dig som förtroendevald om den rör kommunens verksamhet. Du ansvarar då för att handlingen blir registrerad. Kontakta nämndens registrator om hur du ska göra för att handlingar ska bli registrerade.

Informationssäkerhet

Informationssäkerhet handlar om att skydda kommunens informationstillgångar så att de alltid behåller ett tillräckligt mått av konfidentialitet, riktighet och tillgänglighet. Information ska med andra ord alltid vara tillgänglig för de som behöver den, när de behöver den och verksamheterna ska alltid kunna lita på att information är korrekt.

Medarbetare och förtroendevalda hanterar kommunens informationstillgångar
och har ett ansvar att följa kommunens informationssäkerhetspolicy och
underliggande styrdokument för informationssäkerhet. De har också ansvar för att
uppmärksamma fel och brister i informationshantering, utrustning och
informationsinnehåll samt för att rapportera sådana i enlighet med fastställda
rutiner.

På kommunens intranät kan du läsa mer om informationssäkerhet och de tillhörande styrdokumenten.

Möteshandlingar

Möteshandlingarna hanteras av nämndens sekreterare och läggs upp i appen Netpublicator som finns i den Ipad du får låna av kommunen. Appen är behörighetsstyrd och du kommer bara åt handlingar till den beslutsinstans du har förtroendeuppdrag i samt kommunfullmäktige. Vid handlingar med sekretess krävs tvåfaktorsinloggning.

Tystnadsplikt och sekretess

Alla anställda och förtroendevalda i kommunen omfattas av tystnadsplikt för att skydda känsliga uppgifter. Det kan bland annat röra sig om enskildas hälsotillstånd eller rikets säkerhet. Detta innebär att du inte får röja skyddade uppgifter, varken muntligt, genom att lämna ut handlingar eller på annat sätt. Att bryta mot tystnadsplikten kan leda till åtal.

Därför är det viktigt att tänka var och hur du tar del av handlingar som innehåller sekretess. Till exempel är det olämpligt att läsa sådana handlingar i offentliga miljöer, där informationen inte är skyddad från obehörig insyn. Likaså är det olämpligt att läsa sekretesshandlingar i öppna WiFi-nätverk.

Vad sekretessen ofta omfattar:

• Enskildas personliga förhållanden: Detta kan innefatta uppgifter om till exempel hälsotillstånd eller sociala förhållanden som kommer fram i uppdraget.
• Totalförsvaret: Sekretess kan gälla för uppgifter som kan skada landets försvar eller säkerhet.
• Anställdas personliga förhållanden: Förtroendevalda kan även behöva hantera uppgifter om anställda som är skyddade av sekretess.

Viktigt att komma ihåg:

• Gäller även efter uppdraget: Tystnadsplikten gäller även efter att uppdraget har avslutats.
• Lagen styr: Sekretessen beslutas utifrån lagen (offentlighets- och sekretesslagen) och inte utifrån om en person skriver "hemligt" på ett brev. Lagen reglerar även de fall då sekretessen får brytas.
• Konsekvenser: Att bryta mot tystnadsplikten kan leda till straffrättsliga konsekvenser, även om brottet sker av oaktsamhet.

Ansökan om ersättning för förlorad arbetsinkomst, reseräkning, övriga utlägg samt olika möten görs via Pmobile. Om du har lånat en Ipad av kommunen hittar du appen Pmobile på startskärmen. Förutsättning för att använda tjänsten är att du har uppdrag i en nämnd, kommunstyrelsen eller kommunfullmäktige.

OBS!
Sammanträdesarvode för utskott, nämnder, kommunstyrelsen och kommunfullmäktige hanteras av sekreterare. Du ska alltså INTE ansöka om just dessa arvoden i Pmobile.

Pmobile är kopplat till lönesystemet där lönecenter i Lidköpings kommun sedan hanterar ersättningarna efter beslutsattestering av behörig tjänsteperson. Vid behov finns en pappersblankett. Kontakta i så fall kansliet.

Du som är anställd i kommunen och är förtroendevald
Registrera din frånvaro som kommunalt uppdrag utan lön och stämpla ut med samma kod. Är du ansluten till personal- och ekonomiportalen går du in under ”Frånvaro” och rapporterar frånvarotiden.

Utbetalning av arvoden och lönebesked

Din ersättning från Skara kommun betalas ut av Sparbanken Skaraborg. Om du har en annan bank kontakta denna för att meddela om utbetalning från Skara kommun.

Lönespecifikation skickas inte ut i pappersformat utan hämtas med e-legitimation via Swedbanks hemsida.

Intyg om förlorad arbetsinkomst

För att du ska få rätt ersättning för förlorad arbetsinkomst måste du som förtroendevald lämna in inkomstuppgift årligen, glöm inte underskrift av arbetsgivare/revisor.

Ny inkomstuppgift ska lämnas in omgående vid förändring av inkomsten!

Blanketten ska lämnas eller skickas till Skara kommun, Kanslienheten, 532 88 Skara. En brevlåda finns också vid stadshusets huvudentré. Kanslienheten ser sedan till att intyget lämnas till lönecenter.

Blankett för intyg om förlorad arbetsinkomst finns på kommunens intranät (kräver inloggning). Du kan även kontakta kansliet.

Vision 2035
Kommunens vision tar sikte på hur kommunfullmäktige vill att Skara ska vara år 2035:

- Vision 2035

Mål och budget
Budgeten är en plan över hur mycket pengar kommunen får in och vad pengarna ska användas till. I budgeten presenteras även de övergripande mål som ligger till grund för de ekonomiska besluten.

- Skara kommuns budget

Styrande dokument

Skara kommuns verksamhet styrs till stor del av dokument, så kallade styrdokument. Dessa styrdokument grundar sig ofta på lagar och politiska beslut.

Här hittar du allt från reglementen som anger nämndernas ansvar till avgifter för kommunens tjänster. Du hittar också de mål som kommunen satt upp och de riktlinjer som styr hur dessa mål ska uppnås.

- Skara kommuns styrdokumentsamling

Lagar

Kommunens arbete regleras i olika lagar, exempelvis kommunallagen, förvaltningslagen och tryckfrihetsförordningen. Beroende på vilken nämnd du sitter i kan olika speciallagar vara relevanta. Samtliga lagar finns att läsa i sin helhet på riksdagens hemsida.

Viktiga lagar att känna till:

Kommunallagen
Kommunallagen reglerar vad kommunen får göra och inte får göra. Den reglerar även villkoren för arbetet i kommunfullmäktige och nämnderna.

Tryckfrihetsförordningen
Tryckfrihetsförordningen är en av Sveriges grundlagar. Den ger alla rätt att fritt ge ut tryckta skrifter. En myndighet kan aldrig censurera eller i förväg granska det som skrivs.

Offentlighetsprincipen
En av de viktigaste formerna av offentlighet är varje svensk medborgares rätt att ta del av allmänna, offentliga handlingar hos myndigheter och förvaltningar. Denna rättighet är inskriven i tryckfrihetsförordningen.

Syftet är att ge allmänheten insyn och möjlighet att kontrollera hur politiker och tjänstemän sköter kommunen. På så sätt har man också möjlighet att påverka verksamheten. Denna rättighet har i princip funnits i Sverige ända sedan år 1766 och är ett av de viktigaste inslagen i vårt demokratiska samhälle.

Offentlighets- och sekretesslagen
Offentlighets- och sekretesslagen innehåller bestämmelser om kommunens handläggning vid registrering, utlämnande och annan hantering av allmänna handlingar. Lagen innebär begränsningar i yttrandefriheten och rätten att ta del av allmänna handlingar. Lagen innehåller även bestämmelser om tystnadsplikt i offentlig verksamhet.

Förvaltningslagen
Förvaltningslagen är grunden för rättssäkerhet och service. Den innehåller grundregler för hur kommunen ska handlägga ärenden och sköta kontakterna med allmänheten.

Lagen om offentlig upphandling
Allt som en offentlig verksamhet köper måste upphandlas, antingen genom direktupphandling eller anbud. Syftet med lagen är att de offentliga medlen ska användas på bästa sätt och samtidigt ge leverantörer möjlighet att tävla på samma villkor. All offentlig upphandling måste ske enligt lagen om offentlig upphandling (LOU).

Den offentliga förvaltningen arbetar på medborgarnas uppdrag och ska ”iaktta saklighet och opartiskhet” enligt kraven i regeringsformen. Det innebär att anställda och förtroendevalda ska agera så att de inte kan misstänkas för att påverkas av ovidkommande hänsyn eller intressen i sitt arbete, exempelvis genom att ta emot otillbörliga gåvor eller förmåner från företag eller privatpersoner som de har att göra med i sitt arbete.

Kontrollfrågor vid erbjudande från utomstående
Om en anställd eller förtroendevald erbjuds något av en utomstående kan följande kontrollfrågor vara till hjälp för att ta ställning till om det är otillåtet att acceptera erbjudandet.

• Är detta en förmån och varför erbjuds den mig?
• Finns det en koppling mellan förmånen och min tjänsteutövning?
• Vad är det för förmån och vad är den värd?
• Vilket inflytande har jag på min arbetsgivares relation med den som erbjuder förmånen?

Skulle tveksamhet uppstå är det rimligt att utgå ifrån att förmånen inte är tillåten.

I kommunens riktlinje finns mer information:

- Riktlinje avseende mutor