Avgifter för kopior av allmänna handlingar

Innehållsförteckning

Inledning

Kommunens rätt att ta ut avgift för kopia eller avskrift

Skara kommuns avgifter för kopia av allmänna handlingar bygger på avgiftsförordningen (1992:1991) och har beräknats med utgångspunkt i en genomsnittlig självkostnad för att ta fram och expediera kopior. När en kommun tar ut avgifter för kopior av allmänna handlingar är självkostnadsprincipen enligt 2 kap. 6 § kommunallagen (2017:725) också styrande. Avgift får inte tas ut om en begäran sker om att få ta del av allmänna handlingar i myndighetens lokaler. Det är först när någon vill ha en kopia av en allmän handling som en avgift tas ut för den kostnad som uppstår. Samtliga avgifter är momsfria.

Begäran av allmän handling

Grundläggande regler om allmänna handlingars offentlighet finns i 2 kap. tryckfrihetsförordningen. Enligt dessa har var och en rätt att ta del av handling som förvaras hos en myndighet om den är inkommen till myndigheten eller förvarad där, förutsatt att den inte omfattas av sekretess. Detta kallas offentlighetsprincipen. Att ta del av handlingar på plats är alltid gratis. Det är först när någon vill ha en kopia som avgift tas ut.

En begäran med stöd av tryckfrihetsförordningen sker när någon begär att få en kopia av allmän handling och uppgifterna kan tas fram med rutinbetonade åtgärder. Bestämmelserna i detta styrdokument gäller då. Kom ihåg att alltid meddela avgiftsbeloppet till den som begär en kopia innan begäran börjar behandlas, så inga missuppfattningar om kostnad sker.

Avgifter

1 § Avgift för papperskopia

2 § Avgift för kopia på andra format samt avskrift

Avgift för porto och fakturering

Ersättning för porto ska tas ut enligt faktiskt kostnad om portoavgiften överstiger lägsta pris för standardbrev. Dessutom ska ersättning för eventuell postförskottsavgift eller annan särskild kostnad för att skicka den begärda handlingen eller kopian med post, bud eller liknande tas ut.

Om begärd handling skickas med postförskott eller med rekommenderad post (REK), tillkommer avgift för frakt. Information som omfattas av sekretess och som inte hämtas ut på plats, skickas alltid med REK, det vill säga den lämnas bara ut till mottagaren mot kvittens och uppvisande av legitimation.

Undantag och särskild hantering

När avgift inte ska tas ut

Avgift ska inte tas ut när följande organ eller personer begär ut handlingen:

Andra kommuner, regioner, statliga myndigheter, representanter för massmedia, kommunala bolag, nämnder, förvaltningar och förtroendevalda inom Skara kommun när det krävs för att dessa ska kunna fullgöra sitt uppdrag.

Inte heller tas avgift ut för kopia av allmän handling om sökande redan erlägger avgift enligt lag, exempelvis vid bygglov.

Avgift får inte tas ut när någon utövar sina rättigheter enligt dataskyddsförordningen kapitel 12 punkt 5 §.

Omständigheter som medför särskild hantering

Om arbetsinsatsen för framtagande går utöver vad som kan sägas vara en rutinbetonad åtgärd, är offentlighetsprincipen inte tillämpningsbar utan myndigheten måste avgöra om den ska vägra beställningen eller utföra den mot ersättning. Detta är främst fallet när det handlar om så kallade potentiella handlingar. Ett exempel är när myndigheten måste genomföra en programmeringsinsats med efterföljande leverans- och kvalitetskontroll för att sammanställa information till en handling.

Likaså får kommunen vid uppenbara fall av missbruk, exempelvis om en större mängd kopior delas upp i flera beställningar i syfte att uppnå avgiftsfrihet, ta ut avgift från första sidan. Vid varje beställning kan i sådant fall 50 kronor tas ut från första till och med tionde sidan och därefter 2 kronor per sida.

Vid tveksamhet om avgift ska tas ut

Det är nämnden eller en av nämnden utsedd delegat som beslutar om undantag från avgift om särskilda skäl finns.